闡明需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件既是投標商編制投標文件的依據(jù)，又是采購人與中標商簽定合同的基礎。因此，招標文件在整個采購過程中起著至關重要的作用。招標人應十分重視編制招標文件的工作，并本著公平互利的原則，務使招標文件嚴密、周到、細致、內(nèi)容正確。編制招標文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，應有有關參加，必要時還要聘請咨詢參加。

招標文件的目的是通知潛在的投標人有關所要采購的貨物和服務，合同的條款和條件及交貨的時間安排。起草的招標文件應該所有的投標人具有同等的公平競爭機會。根據(jù)單一項目招標文件的范圍和內(nèi)容，文件中一般應包含：項目的概括信息；技術規(guī)格客觀性的設計文件；投標的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術規(guī)格和數(shù)量清單，在一些特殊情況，還應附有性能規(guī)格，投標金保函，預付款保函和履約保函的標準樣本。

招標書是招標人利用投標者之間的競爭達到優(yōu)選買主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢于一家的交易行為所形成的書面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標書，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標書，邀請投標人投標，在投標人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標書是招標過程中介紹情況、指導工作，履行一定程序所使用的一種實用性文書。
招標書是一種告示性文書，它提供全面情況，便于投標方根據(jù)招標書提供情況做好準備工作，同時指導招標工作開展。

合理是指采購人提出技術要求、商務條件依據(jù)充分并切合實際。技術要求根據(jù)可行性報告、技術經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標準、提高設備精度等，否則會多花不必要的錢。合理的特殊要求，可在招標文件中列出，但這些條款不應過于苛刻，更不允許將風險全部轉(zhuǎn)嫁給中標方。由于項目的特殊要求需要提供出合同條款，如支付方式、售后服務、質(zhì)量、主保險費及投標企業(yè)資格文件等，這部分要求的提出也要合理。驗收方式和標準應采用我國通用的標準，或我國承認的國外標準、歐洲標準等。

公平競爭是指招標文件不能存有歧視性條款。只有公平才能吸引真正感興趣、有競爭力的投標廠商。招標文件不能含有歧視性條款，采購監(jiān)管部門對招標工作的監(jiān)管重要的任務之一就是審查招標文件中是否存有歧視性條款。當然技術規(guī)格要求制定得過低，看似擴大了競爭面，實則給評標帶來了很大困難，評標的正確性很難體現(xiàn)，后選擇的結果可能還是帶有傾向性。
招標書寫作是一種嚴肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴謹。招標書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應的文件。這里的周密與嚴謹，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡潔清晰。招標書沒有必要長篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡要介紹，即可，切忌沒完沒了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時涉及的是交易貿(mào)易活動，要遵守平等、誠懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對低聲下氣。